Metamorphose

Mitarbeiter-Magazin fürs Unternehmen: Tipps und Checkliste

Lesen Sie hier, warum es sich lohnt und wie Sie am besten vorgehen

Hinweis: Die kleine Checkliste am Ende des Beitrags erleichtert den Start Ihres Mitarbeiter-Magazins

M_MetamorphoseAb einer bestimmten Unternehmensgröße wird – neben Kundenzeitschrift, Newsletter, Broschüren und vielem mehr – auch der Wunsch nach einer Mitarbeiterzeitschrift lauter. Vielfach stehen Unternehmen dem kritisch gegenüber: Das alles kostet Zeit und Geld, schließlich muss sich jemand verantwortlich kümmern und nicht zuletzt will das Ganze auch gedruckt oder zumindest online zur Verfügung gestellt werden.

Alles eine Frage der Organisation
Die Erfahrung zeigt, dass diese vermeintlichen Probleme mit ein wenig Organisationstalent und etwas externer Hilfe sehr gut gemeistert werden und – das ist noch viel wichtiger – Mitarbeiterzeitschriften, egal in welcher Form, einen sehr positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Identifikation mit dem Unternehmen ausüben. Gerade in eher mittelständisch strukturierten Unternehmen fehlt es oft an Ressourcen, wenn es darum geht, adäquat über sich selbst zu berichten und dabei nach innen zu kommunizieren. Schließlich haben alle genug zu tun. Deshalb ist der Königsweg so einfach wie genial: Je größer der Wunsch nach einem eigenen Mitarbeiter-Medium ist, desto einfacher wird es sein, die Mitarbeiter auch kreativ einzubinden. Mit anderen Worten: Ihre Mitarbeiter schreiben selbst. Und zwar alle, die möchten, ungeachtet ihrer Qualifikation. Sie werden überrascht sein, welche Artikel nachher am meisten von sich reden machen. Und keine Bange: Ein externes Lektorat hilft schnell, auch 50 Fehler auf einer Seite zu eliminieren und den Lesefluss zu optimieren. Eine interne Redaktion aus Mitarbeitern hilft, Zeitpläne aufzustellen, Themen aufzulisten und mit eventuellen externen Dienstleistern, die sich um Lektorat, Gestaltung und Druck oder Programmierung kümmern, zu kommunizieren. Auf diese Weise sind zwei Ausgaben pro Jahr in ansehnlicher Stärke kein Problem. Ihren Betrieb legen Sie damit bestimmt nicht lahm.

Themen- und Bildersuche gestalten sich einfach
Keine Sorge: Die Themen liegen zuhauf auf der Straße beziehungsweise im eigenen Betrieb. Dazu gesellen sich unzählige weitere Möglichkeiten der Berichterstattung, sobald auch Privates, wie die unzähligen, sicher auch spannenden Hobbys oder ehrenamtlichen Engagements des Personals, mit eingebunden werden können. Sie dürfen gespannt sein, was Ihnen alles begegnen wird und wie schnell Sie Ihre Mitarbeiter besser kennenlernen. Die Sekretärin entpuppt sich als Anhängerin der nigerianischen Küche und gibt gerne preis, was bei ihr auf den Tisch kommt. Im Lager arbeiten gleich zwei, die als Hobbyastronomen die Sterne beobachten und der manchmal biedere Kaufmann aus der 1. Etage besucht einmal im Jahr das Kinderdorf in Asien, das er bereits seit 1999 unterstützt. Daneben laufen die Klassiker wie Jubiläen, sportive Ereignisse und Reiseberichte immer bestens. Und natürlich soll auch Raum sein für Betriebsinterna: Ob Berichte über die Einführung neuer Systeme oder Abläufe, gelungene Projekte, schwierige Situationen, Bemühungen um die Mitarbeitergesundheit oder Änderungen in der Kantine: Sie können sicher sein, dass die Informationen besser ankommen und erinnert werden als bei einem Rundschreiben per E-Mail. Auch bei den Bildern ist keine Not zu erwarten. Die Qualität wird manchmal zu wünschen übrig lassen, aber auch hier kann in der Bildbearbeitung durch einen externen Dienstleister schnell noch einiges verbessert werden.

Die Rolle des Chefs beim Mitarbeitermagazin
Ganz wichtig: Die Kommunikation darf nicht „von oben herab“ erfolgen – die Zeitschrift ist und bleibt das Medium der Mitarbeiter. Das heißt aber nicht, dass der Chef oder die Chefin nicht regelmäßig das Vorwort verfassen darf. Ein solches „Editorial“ als direkter Kommunikationskanal ist Gold wert. Vermeiden Sie lediglich zu salbungsvolle oder pathetische Worte, zeigen Sie sich als „Einer der Ihren“. Und im Zweifelsfalle lassen Sie einfach schreiben.

Der Name des Magazins eint die Reihen
Das „Nicht-Hineinpfuschen“ gilt auch für den Namen, den die Mitarbeiter ihrer Mitarbeiter-Zeitschrift geben wollen – wobei Denkanstöße natürlich erlaubt sind. Ein Name wie „Egon Reuther & Söhne GmbH & Co. KG intern“ macht weder Spaß, noch ist er identifikationsstiftend. Zur Namensfindung sollten alle aufgerufen werden. Der Favorit kann dann mittels Abstimmung über die gesammelten Vorschläge zum Namensgeber gekürt werden.

Ein Mitarbeiter-Magazin ist lohnenswert
Auf der Habenseite stehen ganz klar die große identitätsstiftende Wirkung, die Wahrnehmung des eigenen Betriebs als großes Miteinander, das steigende Interesse aneinander und der Respekt für die Entscheidung „der da oben“, ein solches Medium zu unterstützen. Auch wenn es eigentlich ein internes Magazin ist: Seien Sie sicher, dass es auch darüber hinaus Verbreitung finden wird und auch Betriebsfremden zeigt, was für ein interessantes Unternehmen Sie sind. Vielleicht bemerken Sie auch bald einen Anstieg qualifizierter Bewerbungen von Fachkräften. Bedenken gibt es häufig hinsichtlich des Aufwands und der Kosten. Bei der ersten Ausgabe werden Ihre Mitarbeiter wirklich eine ganze Menge Arbeit investiert haben, bis sich alles eingespielt hat. Aber das werden sie ganz sicher nicht oder nur in kleinen Teilen während ihrer Arbeitszeit tun, es sei denn, Sie gestatten das. Denn Ihre Mitarbeiter werden es als Chance zur Verwirklichung in einem neuen Umfeld begreifen, die sie wie ein Hobby betrachten. Die Kosten halten sich in einem relativ kleinen Rahmen: Für Layout und Satz, Bildbearbeitung, Lektorat und Druck rechnen Sie für ein beispielsweise 28-seitiges Magazin mit einer 500er-Auflage mit knapp 5.000 € aufwärts ab der zweiten Ausgabe.

Checkliste
Hier kurz und bündig eine erste Checkliste, die Ihnen hilft, Ihr Projekt zielsicher voranzubringen:

• Ansprechpartner/Initiator(en) für das Mitarbeiter-Magazin bekannt machen (Aushang, E-Mail, Intranet)
• Redaktionsteam zusammenstellen (im besten Falle stellt es sich natürlich selbst zusammen)
• Erscheinungstermine des Mitarbeiter-Magazins festlegen (geben Sie sich beim 1. Lauf ruhig vier bis fünf Monate Zeit, später werden zwei Monate reichen)
• Redaktionstermine festlegen
• Angebote externer Dienstleister einholen
• Beiträge sichten und erste Gliederung des Mitarbeiter-Magazins erstellen, gegebenenfalls bei Autoren nachfassen
• Daten sichern und allen Dateien selbsterklärende Namen geben, die auch Externen eine zweifelsfreie Zuordnung zur Gliederung erlauben
• Redaktionsschluss Ihrer Mitarbeiterzeitschrift bestenfalls 3 Wochen vor Verteilung
• Zwei Korrekturphasen in die Planung mit einbeziehen
• Problemlose Anlieferung des Mitarbeiter-Magazins sicherstellen
• Verteilung im Vorfeld organisieren (gerade bei verschiedenen Betriebsstätten wichtig)

Weitere Informationen

Schreiben Sie an michael.houben(at)metamorphose.ruhr